Feilansettelser kan være svært kostbare for en bedrift, både økonomisk og sosialt. En grundig og god rekrutteringsprosess er derfor avgjørende for å sikre at bedriften finner den rette personen til jobben.
Hva er en rekrutteringsprosess?
En rekrutteringsprosess er prosessen med å finne og ansette kvalifiserte personer som kan fylle ledige stillinger i en bedrift. Hvem som har ansvar for rekruttering kan avhenge av en bedrifts størrelse, struktur og behov. Der store bedrifter gjerne har egne rekrutteringsavdelinger som har som hovedoppgave å utvikle stillingsannonser og nå ut til mulige kandidater, kan det i mindre bedrifter være for eksempel avdelingsledere som er ansvarlige for å rekruttere nye medarbeidere. Rekrutteringsprosessen inkluderer alle stadier av ansettelsesprosessen, fra planlegging av hva som skal med i en stillingsannonse til beslutningen om hvem som får jobben.
7 viktige steg i en effektiv og god rekrutteringsprosess
1. Kartlegg bedriftens behov
Første trinn i rekrutteringsprosessen er å identifisere de faktiske behovene bedriften har og hvorfor stillingen utlyses. Skal bedriften ansette en erstatning eller er det snakk om en helt ny stilling?
I det første tilfellet er ikke nødvendigvis det å kartlegge behovene så komplisert, men om stillingen som utlyses er helt ny eller er en eksisterende stilling med nevneverdige endringer i arbeidsoppgaver, er det lurt å gå nøye gjennom hva det er bedriften faktisk leter etter.
Sett noen krav for hvilke behov det er nødvendig at den nyansatte skal dekke og være kvalifisert for. Bestem så noen kriterier som ikke er absolutte krav, men som kan hjelpe til med å identifisere kandidater som er ekstra egnet for stillingen.
2. Lag en rekrutteringsplan
I denne fasen av rekrutteringsprosessen er det viktig å lage en tidsplan og bestemme hvem i bedriften som skal være involvert i hvilken fase.
Bestem hvem som skal motta CV-ene, hvem som skal gjennomgå dem, hvem som skal ta kontakt med kandidatene, hvem som skal intervjue dem og hvem som skal ta de endelige beslutningene.
3. Skriv stillingsutlysning og finn rekrutteringskanaler
Når behov er kartlagt og rekrutteringsplanen er lagt, er det tid for å skrive stillingsutlysningen. Stillingsutlysningen er et viktig grunnlag for en god rekrutteringsprosess.
I en stillingsutlysning er det essensielt at arbeidsoppgavene blir beskrevet klart og tydelig. Man kan miste mange gode søkere om de rett og slett ikke forstår hvilke arbeidsoppgaver de eventuelt skal utføre. Det er viktig å få frem både hvilket fag og arbeidsmiljø de nyansatte skal bli en del av.
Deretter må bedriften bestemme seg for hvor stillingsutlysningen skal publiseres og hvilke andre kanaler den eventuelt vil rekruttere gjennom. Skal den bare ut på finn.no eller andre jobbportaler? Skal man bruke LinkedIn eller andre sosiale nettverk? Kanskje har bedriftens ansatte et stort nettverk innenfor det relevante fagmiljøet, noe som i så fall kan være svært verdifullt i en rekrutteringsprosess.
Her kan det også være lurt å vurdere om bedriften i tillegg skal benytte seg av betalt annonsering. Gjennom betalt annonsering når stillingsutlysningen ut til enda flere potensielle kandidater. Annonsenes målgrupper kan tilpasses og dermed rettes mot mer relevante kandidater, enten det er etter hvor de bor eller hvilken utdanning og arbeidserfaring de har.
Les om vår tjeneste for markedsføring her.
4. Vurder søkerne nøye
I denne fasen av rekrutteringsprosessen skal bedriften vurdere hvordan søkerne har svart på behovene og kravene i utlysningsteksten. Her kan man begynne med å legge til side søkere som ikke tilfredsstiller de obligatoriske kvalifikasjonskravene.
Ønsker bedriften en mer automatisert og strømlinjeformet vurderingsprosess, kan den bruke et rekrutteringsverktøy for å minimere tiden det tar å vurdere alle kandidatene. For eksempel kam man med et såkalt ATS-system filtrere ut de mest kvalifiserte søkerne ved hjelp av nøkkelord. Slike digitale rekrutteringsverktøy kan også sende ut automatiserte avslag til ikke-kvalifiserte søkere.
Etter at CV-er og søknader er nøye gjennomgått, kan kvalifiserte kandidater kalles inn til intervju via e-post eller telefon. Innkallingene bør være personlige og gjøre at kandidaten føler seg ønsket. En rekrutteringsprosess kan ofte bære preg av lite kommunikasjon mellom kandidate og arbeidsgiver, men hvis bedriften har funnet flere gode kandidater kan det også være lurt å holde dem oppdatert på alle trinn i prosessen de er involvert i. Slik kan bedriften gi et ekstra godt uttrykk overfor mulige arbeidstakere.
5. Forbered intervju og referansesjekk godt
De som skal holde jobbintervjuet bør på forhånd ha lest søknad og CV godt. Det er viktig å vise at man har gjort seg godt kjent med kandidaten. Ta en ny gjennomgang på hvilke egenskaper og kvalifikasjoner drømmekandidaten har og lag relevante spørsmål basert på denne. Dette kan for eksempel være spørsmål og caser knyttet til bestemte situasjoner oppgaver som jobben kan bestå av.
Husk at et jobbintervju kan være stressende for den som blir intervjuet, så sett av litt tid i starten til småprat uten press. Man kan også redusere unødvendig stress ved å forberede søkeren på hvilke typer spørsmål som vil komme.
Referanser bør være relevante for bedriften og kjenne kandidaten godt. Forbered spørsmål som kan gi svar på om kandidaten har kompetansen, egenskapene og erfaringen som er viktig i stillingen, og pass på å verifisere at det kandidaten har sagt om seg selv stemmer.
Uansett hvor mange intervjurunder som skal gjennomføres, bør det ikke ta for lang tid. Dersom det trekker ut er det viktig at dette blir tydelig kommunisert til kandidatene og hvorfor.
6. Ta en beslutning og tilby jobben
Å ta en endelig avgjørelse i en lang rekrutteringsprosess kan være en ansvarsfull og vanskelig oppgave. For å sikre at den endelige beslutningen er så objektiv som mulig, er det lurt sjekke ansettelseskriteriene enda en gang for å forsikres om at førstevalget samsvarer godt med de opprinnelige jobbkravene som ble identifisert.
Noen spørsmål man kan stille seg er:
- Hvor mye erfaring har kandidaten med å utføre arbeidet som kreves i jobben?
- Hvilke relevante egenskaper tar kandidaten med seg inn i jobben?
- Hvor mye opplæring vil kandidaten trenge?
- Hvor raskt vil kandidaten være i stand til å jobbe selvstendig?
- Hvordan har kandidatens progresjon vært hos tidligere arbeidsgivere?
- Kunne kandidaten gi god dokumentasjon på tidligere prestasjoner og resultater, og hvor nylige var disse?
- Hvordan passer kandidaten inn i bedriftens kultur?
Også i dette steget av prosessen er det viktig at de aktuelle kandidatene ikke blir gående og vente for lenge på et endelig svar. Hvis det av en eller annen grunn trengs mer tid, må kandidatene informeres med én gang.
7. Gi den nyansatte en god start
Å gi en nyansatt en god start er avgjørende for å sikre en engasjert og produktiv arbeidstaker som vil bli i bedriften i lang tid. Sørg for at kandidaten som fikk jobben får en varm velkomst og blir godt integrert i arbeidsmiljøet, og for at det den første tiden blir gitt tydelig og konkret opplæring.
Selv den mest erfarne arbeidstaker er ukjent med en ny arbeidsplass og hvordan ting fungerer, samtidig som de mangler etablerte relasjoner og må tilpasse seg en ny kultur. Det er derfor viktig å passe på å vise forståelsene for alle utfordringene som oppstår. Nyansatte har rett og slett mye å lære, noe som kan føles sårbart bak selv den tryggeste fasade.
Bistand med rekruttering av nye ansatte til din bedrift? Vi tilbyr rekrutterings- og bemanningstjenester på landsdekkende basis.
Les om tjenesten vår for rekruttering eller ta kontakt med oss for å høre mer om hvordan vi kan bistå bedriften din med rekrutteringen!